La confianza es buena, pero una supervisión cuidadosa es mucho mejor, y esto es particularmente cierto cuando se trata de garantizar que todas las donaciones se utilizan para su propósito previsto. Kindernothilfe lleva a cabo amplias auditorías internas y externas, al igual que nuestras organizaciones asociadas locales que trabajan con nosotros para llevar a cabo proyectos en el sitio.
El Código Anti-Corrupción de Kindernothilfe sirve como una política para prevenir la corrupción dentro de Kindernothilfe y entre sus organizaciones asociadas. Los Ombudsman son igualmente importantes en la lucha contra la corrupción. Actúan independientemente de la organización y recopilan información cuando hay motivos razonables para sospechar de corrupción relacionada con los proyectos de Kindernothilfe.
1. Monitoreo interno
El monitoreo interno y los sistemas adecuados de supervisión interna aseguran que los flujos de trabajo se realicen correctamente, se respeten las leyes y regulaciones y que se evite el comportamiento corrupto. Esto incluye el monitoreo independiente del proceso llevado a cabo por los auditores internos de Kindernothilfe, así como el monitoreo del Directorio Ejecutivo llevado a cabo por parte del cuerpo supervisor. El Código de Gobernanza Corporativa Kindernothilfe Diaconic, aprobado en 2007, está diseñado para contribuir a este esfuerzo. Define cómo los órganos de la Asociación cooperan entre sí y cómo se supervisa al Directorio Ejecutivo.
2. Auditorías externas
La gestión operativa y financiera de Kindernothilfe, sus socios y proyectos son regularmente auditados por organismos independientes. Esto requiere normas contables, estados financieros, informes financieros completos y la preparación de un estado financiero anual auditado y probado por un auditor independiente. Los mecanismos de monitoreo interno son parte integral de estas auditorías. Los principios fundamentales de la contabilidad y la compilación de los estados financieros, los informes financieros y los informes anuales de los socios y proyectos se explican en las directrices válidas pertinentes de KNH. También es posible realizar auditorías aleatorias sobre el uso de fondos relativos a los socios, y los niveles del proyecto.
3. Monitoreo efectivo gracias a una clara división de responsabilidades
Los Estatutos de Kindernothilfe y las reglas de procedimiento pertinentes estipulan una clara división de responsabilidades entre los órganos de la organización. Los miembros de la Asociación eligen a la Junta de Fideicomisarios, que designa a los miembros a tiempo completo del Directorio Ejecutivo, los asesora y supervisa. Además, Kindernothilfe ha introducido una versión modificada del Código de Buen Gobierno de la Agencia Protestante para la Diaconia y Desarrollo, que especifica la distribución de responsabilidades y exige que el Directorio Ejecutivo presente su planificación anual y presupuestaria a la Junta de Fideicomisarios para su aprobación.
1. Supervisión y asistencia del proyecto
Kindernothilfe persigue dos objetivos clave aquí: Primero, asegura que los proyectos financiados mejoren constantemente las condiciones de vida de los niños, sus familias y comunidades. En segundo lugar, garantiza que los fondos del proyecto se utilicen de manera efectiva y eficiente. Para lograr esto, Kindernothilfe ha desarrollado los siguientes componentes clave:
2. Postulación del proyecto
Cada proyecto nuevo requiere una propuesta que incluya información sobre el socio del proyecto, los objetivos, los grupos meta, el monitoreo, los riesgos y el financiamiento. Todas las postulaciones son revisadas: desde una perspectiva de contenido y profesional por la división internacional correspondiente; y desde una perspectiva financiera por el departamento de control.
3. Base contractual
Un acuerdo de cooperación define la colaboración con socios y proyectos. Este contrato contiene una sección general con derechos y obligaciones, y una sección especial que cubre acuerdos sobre objetivos y áreas de enfoque.
4. Plan anual
Todos los proyectos y socios deben presentar un plan con metas, puntos de referencia, requisitos y actividades junto con un presupuesto. Este plan es obligatorio para recibir fondos. No se realizarán pagos sin un plan que cumpla con todos los requisitos.
5. Acuse de recibo
Se requiere un acuse de recibo de pagos por escrito (fecha, cantidad en euros y en la moneda local).
6. Informe de progreso
Los proyectos deben informar sobre su progreso. Todos los proyectos que reciben anualmente más de € 75,000 deben presentar informes semestrales que brinden información sobre desviaciones de los planes y presupuestos.
7. Visitas al proyecto
Proyectos y socios son visitados regularmente. El personal de Kindernothilfe evalúa el progreso, el diseño y la gestión del proyecto. También auditan la contabilidad, la gestión financiera y los estados financieros. Además, realizan talleres para mejorar el trabajo. Si los los responsables de la ejecución de los proyectos no utilizan los fondos acordados, o incluso malversan fondos, deberán responder incluso ante la justicia (reembolso de fondos y, en algunos casos, juicio legal).
8. Informe anual
Todos los proyectos deben presentar informes anuales que incluyan información sobre las actividades y si se han cumplido los objetivos. Se supone que estos informes ilustran tanto éxitos como dificultades / problemas. El informe anual sirve de base para el informe del proyecto que se envía a todos los patrocinadores cada año.
9. Estado financiero anual
Todos los proyectos y socios deben presentar estados financieros anuales (balance general, estado de pérdidas y ganancias) que deben ser revisados por un auditor independiente e incluyen un informe auditado. Todos los estados financieros anuales se evalúan y las auditorías integrales se realizan de forma aleatoria. Si un informe financiero anual no se presenta de manera oportuna, no cumple con los estándares requeridos o no incluye la opinión de un auditor no calificado, no se realizarán pagos hasta que se corrijan estas deficiencias.
Dr. med. Jürgen Hower
(Pediatría y Medicina Adolescente)
Nachtigallental 3
45478 Mülheim an der Ruhr
E-mail: ombudsperson.kindernothilfe@gmail.com
